엑셀 부분합 (Subtotal) 기능 완벽 가이드: 복잡한 데이터를 그룹별로 한 번에 요약하는 비법!
안녕하세요, 복잡한 데이터를 단순하고 직관적으로 요약하는 엑셀 실무 팁 블로그입니다!
수백, 수천 줄의 데이터에서 '팀별 합계', '제품별 평균'을 구해야 할 때, 필터와 SUMIF 함수를 복잡하게 조합하고 계신가요? 오늘 소개할 '부분합(Subtotal)' 기능은 이런 그룹별 요약 작업을 몇 초 만에 끝내주는 마법 같은 도구입니다.
특히, 대용량 데이터를 처리하는 실무자라면 반드시 숙지해야 할 '개요 그룹'의 핵심 기능인 '부분합'을 단계별 예제와 함께 완벽하게 파헤쳐 보겠습니다.
1. 엑셀 '부분합' 기능이란 무엇인가요? (정의 및 위치)
기능의 정의
'부분합(Subtotal)' 기능은 데이터 목록에서 특정 열(그룹)을 기준으로 묶고, 그 그룹에 속한 다른 열들의 값에 합계, 평균, 개수 등의 계산을 수행하여 자동으로 요약 행을 삽입해주는 기능입니다.
결과적으로, 원본 데이터를 훼손하지 않고 각 그룹의 요약 행을 추가하며, 개요(Outline) 기능을 활성화하여 원하는 수준(전체 요약, 그룹별 요약, 상세 데이터)으로 데이터를 접거나 펼쳐서 볼 수 있게 됩니다.
기능의 위치
엑셀 리본 메뉴에서 아래 경로를 통해 실행할 수 있습니다.
[데이터] 탭 → 개요 그룹 → [부분합] 아이콘
'부분합'의 핵심 활용 목적
신속한 그룹별 요약: 팀, 지점, 품목 등 특정 기준에 따라 즉시 합계, 평균 등을 계산합니다.
다단계 보고서 생성: 데이터를 3단계(총합, 그룹합, 상세)로 나누어 보고서를 쉽게 만들 수 있습니다.
데이터 접기/펴기: 방대한 데이터 중 필요한 요약 정보만 빠르게 확인하고, 필요할 때만 상세 내용을 펼쳐봅니다.
2. '부분합' 사용을 위한 필수 전제 조건 (가장 중요!)
'부분합' 기능을 사용하기 전에 반드시 기억해야 할 가장 중요한 단계가 있습니다.
그룹화할 기준 열로 '정렬(Sort)'하기
'부분합' 기능은 연속된 행에 있는 데이터를 하나의 그룹으로 인식하여 계산합니다. 따라서, 만약 '부서별 매출 합계'를 구하고 싶다면, 반드시 '부서' 열을 기준으로 오름차순 또는 내림차순으로 미리 정렬해야 합니다.
정렬이 안 되어 있다면: 같은 부서라도 데이터가 흩어져 있어 여러 개의 부분합이 생성되거나, 계산이 엉뚱하게 나올 수 있습니다.
3. 실무 예제: 부서별, 분기별 매출 합계 분석 (단계별 가이드)
회사 내 영업팀 데이터를 '부서'를 기준으로 묶어 '매출액'의 합계를 구하는 과정을 실습해 봅시다.
단계 1: 데이터 정렬 (필수)
매출 데이터 전체 범위를 선택합니다.
[데이터] 탭 → [정렬 및 필터] 그룹 → [정렬]을 클릭합니다.
'정렬 기준'을 '부서'로 설정하고, [확인]을 눌러 데이터를 부서별로 모읍니다.
단계 2: '부분합' 대화상자 실행
정렬된 데이터 범위 내 아무 셀이나 클릭합니다.
[데이터] 탭 → [부분합] 아이콘을 클릭합니다.
단계 3: 부분합 설정 (핵심 3가지 설정)
대화상자에서 다음 세 가지 항목을 설정합니다.
그룹화할 항목:
부분합을 계산할 기준이 되는 열을 선택합니다. (예: 부서)
사용할 함수:
그룹별로 수행할 계산 방식을 선택합니다. (예: 합계(SUM))
부분합 계산 항목:
위에서 선택한 함수(합계)를 실제로 적용할 값 열을 선택합니다. (예: 매출액)
단계 4: 옵션 및 실행
새로운 값으로 대치: 기존에 적용된 부분합이 있다면 제거하고 새로 만듭니다. (일반적으로 체크)
데이터 아래에 요약 표시: 그룹 합계를 해당 그룹의 맨 아래에 표시합니다. (일반적으로 체크)
[확인] 버튼을 클릭합니다.
결과: 개요(Outline) 생성
부분합을 실행하면 엑셀 화면 좌측에 1, 2, 3으로 표시된 개요 수준(Outline Levels) 버튼이 자동으로 생성됩니다.
1 수준: 모든 그룹의 총합계(Grand Total)만 표시됩니다. (가장 요약된 보고서)
2 수준: 각 그룹별 부분합계(부서 총합)와 총합계가 표시됩니다. (중간 보고서)
3 수준: 원본 데이터의 상세 내용과 함께 모든 부분합계가 표시됩니다. (전체 상세)
엑셀 '부분합' 기능은 복잡한 데이터 분석 보고서를 작성할 때 시간을 획기적으로 줄여주는 강력한 기능입니다. 가장 중요한 것은 부분합을 적용하기 전에 기준이 되는 열을 반드시 정렬하는 것! 이 원칙만 지키면 당신도 데이터 요약의 달인이 될 수 있습니다.
혹시 부서별 합계에 이어서 품목별 합계까지 2중 부분합을 적용하는 방법이 궁금하신가요? 댓글로 알려주시면 다음 포스팅에서 자세히 다뤄보겠습니다! 😊
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